Porém, como todo projeto, imprevistos acontecem e esses imprevistos causam atrasos, despesas e retrabalho. Para evitar esse tipo de situação, nesse texto você encontrará algumas dicas que a equipe da Bloonco selecionou para você manter o controle de seus projetos:
1. Planejamento – A Base
Antes de iniciar qualquer projeto, você precisa dedicar o tempo suficiente se concentrando no planejamento. Um detalhe que gostaríamos de destacar antes de mais nada, é a importância da documentação. É no planejamento que a documentação precisa ser iniciada pois após essa etapa, é muito difícil obter detalhes importantes do projeto. Por esse motivo, recomendamos iniciar o seu planejamento criando um escopo. Nele será colocado o histórico do motivo da existência do projeto, o objetivo, o cronograma, os responsáveis, os limites, entre outros tópicos que você como gestor de projetos irá definir.
Um bom plano deve incluir um cronograma realista, estimativa detalhada de custos, recursos necessários, separando materiais de mão de obra.
Nessa análise alinhe com sua equipe e os participantes (clientes internos) do projeto e escolha uma ferramenta de gestão, não importa qual seja, contanto que todo o time se adeque a ela, só não deixe de utilizar alguma. Ela será imprescindível para a evolução e controle do projeto.
Após esse alinhamento, nunca deixe de medir e alinhar as expectativas de todos os participantes do projeto. Aqui na Bloonco, realizamos reuniões semanais e as vezes diárias para alinhar e realinhar qualquer alteração ou mudança de expectativas durante o projeto.
2. Defina Metas Claras e Alinhadas
Metas mal definidas é um perigo para divergências de interpretações. Além de comprometer o andamento do projeto, é por metas mal definidas que acontece de sua equipe concentrar energia aonde não é importante. Para esse tipo de acontecimento que recomendamos duas ferramentas, a primeira é o alinhamento em uma periodicidade que não deixe fora do controle (semanais) e a ferramenta SMART. Ela que te dará uma meta bem definida. Em português significa: Específica, Mensurável, Atingível, Relevante e Temporal.
Aqui você vê um exemplo de meta mal definida: “Fazer a parte elétrica antes e já iniciar o acabamento”.
Agora um exemplo de uma meta bem definida em um projeto: “Concluir a parte elétrica da sala comercial até 30 de junho de 2025, garantindo até 90% para a etapa de acabamento”.
Específica: Executar a parte elétrica da Sala Comercial
Mensurável: 90% da estrutura realizada para inicio o acabamento.
Atingível: Uma meta desafiadora, e REALISTA (alinhada com toda equipe e principalmente com os executantes).
Relevante: Necessita de alguns ajustes para termos tempo caso preciso de alterações antes do acabamento.
Temporal: Prazo até 30 de junho de 2025.
3. Identifique e Gerencie Riscos
Todo projeto está sujeito a riscos e erros, como atrasos em uma entrega de materiais, mudança de regulamentação, mudança de tempo em caso de obras externas, contratempos na mão de obra. Esses tipos de contratempos precisam ser pensados com cuidado e antecipadamente. Crie planos de contingência e deixe atualizado sempre junto ao cronograma. São esses cuidados, pensados anteriormente que vão reduzir o impacto no cronograma e no orçamento.
4. Comunicação Clara e Constante
Como já comentado no inicio dessa postagem, uma comunicação eficiente e constante entre os membros da equipe e com os participantes do projeto (clientes internos) é essencial. Crie uma rotina junto a todos, utilize a melhor ferramenta que todos se adequem, deixe claro a responsabilidade de cada um não só no projeto como nas reuniões, criando atas e mantendo um histórico documentado, assim poderá resolver possíveis gargalos rapidamente. Futuramente esses documentos serão importantes para caso ocorra substituição de membros da equipe e histórico de erros para gerenciamento de riscos, mal-entendidos, retrabalho e lições aprendidas.
É muito comum em equipes que não trabalharam juntos gerar muito ruído. É nesse momento que é importante a experiência de um líder em manter sua equipe em ter as conversas alinhadas e todos do projeto olhando para a mesma meta e objetivo.
5. Controle de Custos e Prazos em Tempo Real
Se tratando de controle de custos, o monitoramento varia muito da agilidade de que o gerente de projeto recebe as informações. Você pode ter o controle dos orçamentos e isso já te ajudará ter de forma superficial o controle dos custos do projeto, contudo esse acompanhamento em compreender a forma que os pedidos de compras são negociados é crucial para evitar surpresas. Use ferramentas que permitem visualizar todo o progresso, comparando os custos reais, os planejados. Recomendamos alguma que seja mais automatizada possível pois ela ajudará a não cometer erros de atenção ou até mesmo de formulas (caso de planilhas).
Abrir o custo do projeto dependerá muito para quem está no projeto e sua maturidade, como dito acima, é por esse e entre outros motivos que devemos deixar claro as responsabilidades de cada um no projeto, esse tipo de postura ajudará ajustar estratégias conforme a necessidade do andamento do projeto.
6. Invista em Profissionais Qualificados
Quando tratamos de investimentos, você pode ter o melhor produto, as melhores ferramentas, contudo se você não tiver os melhores executantes em cada parte do projeto, ele pode ir por água abaixo. Quando citamos maturidade de equipe nesse texto, falamos em experiência, pois pode fazer toda a diferença no meio do projeto quando se trata de responsabilidades e tomadas de decisões. Engenheiros, arquitetos, gestores de projetos entre outros especialistas que exigem habilidades técnicas e gerenciais são recomendados terem muita experiência na área pois podem identificar e antecipar problemas e propor soluções eficazes e hábeis.
Na tríade de qualidade, custo e tempo, um profissional qualificado fará muita diferença. Além de impactar não só na eficiência, a escolha dos profissionais em um gerenciamento de custo bem feito, dará um impacto muito grande no orçamento do projeto.
Em um de nossos projetos, nossa experiência mostrou que a escolha de profissionais desqualificados impactou em até 15% no projeto (e pode impactar ainda mais), já se tratando de orçamento trouxe um impacto de até 7% em prazo.
Por que tudo isso é importante?
Evitar atrasos e estouros no orçamento não se trata apenas de uma questão financeira, vai muito além. É gestão de pessoas, conflitos, interesses, negociação, construir parcerias e confiança com clientes e parceiros. Um projeto bem executado mostra cada vez mais a reputação de um time como um todo, sendo assim, o papel da liderança também é importante nesse quesito e não só na parte técnica.
Conclusão
Sabemos que em todos os projetos ocorrem contratempos de prazo, impactos no orçamento, conflitos e nem tudo sai como planejamos, contudo, seguindo essas dicas, você mitigará cada ponto de seu projeto, cuidando dos prazos e orçamentos de forma mais eficiente, onde sua equipe pode ser cada vez mais eficaz, trazendo benefícios para sua companhia e clientes.
